Что такое CMS и зачем она нужна сайту

CMS — это система, через которую сотрудники компании управляют содержимым сайта без изменения его программного кода.

Через нее можно добавлять страницы и новости, менять тексты и изображения, загружать документы, управлять разделами и правами пользователей. Без CMS значительную часть таких изменений пришлось бы каждый раз передавать разработчику.

На небольшом сайте CMS в основном нужна для работы с контентом. На крупном корпоративном проекте ее роль может быть шире: через нее управляют услугами, сотрудниками, филиалами, мероприятиями, документами и другими данными сайта.

 

Что такое CMS и как она работает

CMS расшифровывается как Content Management System — система управления контентом.

Представим обычную страницу услуги. На ней есть название, описание, изображение, документы и кнопка отправки заявки.

Все это можно жестко прописать в коде. Но тогда при изменении текста или фотографии придется обращаться к разработчику.

CMS позволяет разделить программную часть сайта и его содержание.

Разработчик один раз определяет, какие данные нужны странице и как она должна выглядеть. Например:

• название услуги;
• краткое описание;
• основной текст;
• изображение;
• документы;
• статус публикации.
  
  

После этого сотрудник компании заполняет эти поля через административный интерфейс.

Упрощенно процесс выглядит так:

 

Редактор

   ↓

 CMS

   ↓

Контент

   ↓

 Сайт

   ↓

Посетитель

 

Например, HR нужно разместить новую вакансию. Сотрудник указывает должность, город, требования и условия, после чего публикует материал. Вакансия автоматически появляется в нужном разделе и выглядит так же, как остальные.

Для этого не нужно редактировать HTML, работать с базой данных или ставить отдельную задачу программисту.

 

Что происходит, если CMS нет

Сам сайт вполне может работать без системы управления.

Если это небольшой лендинг из нескольких экранов, который почти не меняется, отдельная CMS иногда действительно не нужна.

Но на корпоративном сайте информация постоянно обновляется.

Появилась новая услуга. Открылась вакансия. Сменился руководитель подразделения. Изменился номер телефона филиала. Нужно разместить пресс-релиз или новый документ.

Без CMS обычное изменение превращается в техническую задачу:

1. сотрудник готовит информацию;
2. передает ее разработчику;
3. задача попадает в очередь;
4. разработчик вносит изменения;
5. результат проверяют;
6. обновление публикуют.

Само изменение может занимать несколько минут. Но на сайте оно появится значительно позже.

CMS убирает разработчика из тех операций, где разработка как таковая не требуется.

 

Что можно делать через CMS

Конкретные возможности зависят от проекта, но базовые функции у большинства систем похожи.

Создавать и менять материалы

Через CMS можно управлять страницами, новостями, статьями, вакансиями, проектами, услугами и другими типами контента.

Причем разные материалы могут иметь разную структуру.

Например, у новости нужны дата, заголовок, изображение и текст. У вакансии — должность, город, требования и условия.

Загружать изображения и документы

Редактор может самостоятельно добавлять фотографии, PDF-файлы, презентации, инструкции и другие материалы.

После загрузки их можно использовать в нужных разделах сайта.

Управлять пользователями и правами

Корпоративным сайтом редко занимается один человек.

Маркетинг публикует статьи. HR отвечает за вакансии. Пресс-служба — за новости. Региональные подразделения могут обновлять информацию о своих филиалах.

CMS позволяет определить, кто и с какими разделами может работать.

Одному сотруднику можно разрешить создавать материалы, но запретить публикацию. Другому — дать доступ только к определенному разделу.

Хранить историю изменений

Если контент регулярно обновляется, важно понимать, кто и что поменял.

Поэтому CMS может хранить предыдущие версии материалов. Если изменение оказалось ошибочным, старую версию можно восстановить.

Управлять публикацией

Материал не обязательно должен сразу появляться на сайте.

Он может сначала сохраняться как черновик, проходить проверку или согласование и только после этого публиковаться.

Для небольшого сайта это может быть лишним. Для корпоративного портала с несколькими редакторами — уже нормальный рабочий процесс.

 

Зачем CMS бизнесу

Технически CMS нужна для управления контентом. Но для компании ценность обычно находится в четырех вещах.

Сотрудники меньше зависят от разработчиков

Разработчик не должен менять телефон на странице, загружать новый PDF или публиковать очередную новость.

Его задача — развивать функциональность сайта, делать интеграции, исправлять ошибки и работать с производительностью.

CMS передает ежедневную работу с информацией тем сотрудникам, которые за нее отвечают.

Изменения появляются быстрее

Если новая услуга уже предусмотрена в структуре CMS, маркетолог может самостоятельно создать страницу и отправить ее на публикацию.

Не нужно ждать свободного разработчика и ставить отдельную техническую задачу.

Чем чаще меняется сайт, тем заметнее эта разница.

Информация остается структурированной

Допустим, у компании 100 филиалов.

Можно создать 100 отдельных страниц и вручную разместить на каждой адрес, телефон и режим работы.

Но надежнее создать единый тип данных «Филиал»:

• Название
• Адрес
• Телефон
• Режим работы
• Координаты
• Услуги
• Фотографии
  
  

Все филиалы будут заполняться одинаково.

Так же можно работать с сотрудниками, услугами, товарами, документами, мероприятиями и другими повторяющимися объектами.

Несколько подразделений могут работать с сайтом одновременно

На большом сайте контент обычно распределен между разными подразделениями.

Нет смысла собирать все изменения у одного администратора и вручную переносить их на сайт.

CMS позволяет распределить ответственность: каждый сотрудник работает со своей частью информации, а система контролирует права и порядок публикации.

 

CMS, админка и сайт — в чем разница

Эти понятия часто используют как синонимы, хотя это не совсем одно и то же.

Сайт — вся система, с которой взаимодействует посетитель. В нее могут входить внешний интерфейс, программная логика, база данных, поиск, формы, интеграции, личный кабинет и другие сервисы.

CMS — система управления содержимым сайта и связанными с ним процессами.

Админка — интерфейс, через который сотрудники работают с CMS.

Поэтому наличие административной панели еще ничего не говорит о возможностях самой системы.

В одном проекте админка позволяет поменять несколько текстов.

В другом через нее управляют десятками типов данных, правами сотрудников, согласованием материалов и связями с другими системами.

 

Как CMS работает на крупном корпоративном сайте

На небольшом сайте CMS действительно может ограничиваться страницами и новостями.

На больших проектах ситуация другая.

В проекте по созданию единой веб-платформы ВДНХ исходно существовало 14 отдельных сайтов и лендингов. Они работали на разных технологиях, а часть информации приходилось поддерживать в нескольких местах.

Задача была не просто в создании новой административной панели.

Нужно было получить единый контур управления информацией платформы: афишей, локациями, специальными проектами и другими материалами.

В такой системе редактор уже не думает отдельными страницами. Он работает, например, с конкретным мероприятием или объектом, а сайт использует эти данные там, где они нужны.

Это важная граница.

На корпоративном уровне CMS постепенно превращается из редактора страниц в систему управления данными сайта.

 

Может ли CMS работать с CRM, 1С и другими системами

Да.

На корпоративных проектах часть информации часто находится за пределами CMS.

Например, цены могут приходить из учетной системы, заявки передаваться в CRM, пользователи авторизовываться через отдельный сервис, а адреса отображаться через картографическую платформу.

CMS в такой архитектуре становится одним из участников обмена данными.

Но сама по себе она интеграции не создает. Это уже задача архитектуры и разработки конкретного проекта.

 

Каждому ли сайту нужна CMS

Нет.

Если компания запускает временный лендинг из нескольких практически неизменяемых экранов, полноценная система управления может быть избыточной.

Но чем чаще сайт меняется, тем больше от нее пользы.

CMS особенно нужна, если после запуска сотрудники должны регулярно:

• публиковать статьи и новости;
• менять страницы;
• загружать документы;
• обновлять каталог;
• добавлять вакансии;
• поддерживать список сотрудников или филиалов;
• работать с сайтом одновременно.
  
  

Можно использовать простой критерий:

если завтра на сайте нужно что-то изменить, кто должен это сделать — сотрудник компании или разработчик?

Если большинство обычных изменений постоянно требует технической команды, нормальная система управления сайтом становится необходимостью.

 

Чего CMS сама по себе не решает

Наличие CMS не гарантирует, что сайт получится удобным, быстрым или хорошо оптимизированным для поиска.

Она не исправит плохую структуру, ошибки разработки, медленную архитектуру или неудачно построенные интеграции.

CMS дает инструменты для управления.

Результат зависит от того, насколько правильно спроектированы сам сайт, данные и процессы работы с ними.

Поэтому выбирать систему только по количеству функций в административной панели не стоит.

Сначала нужно понять, какой информацией компания будет управлять после запуска и кто будет с ней работать.

 

Что в итоге

CMS нужна для того, чтобы компания могла самостоятельно управлять содержимым сайта там, где для изменения не требуется разработка.

На небольшом проекте это страницы, новости, тексты и изображения.

На корпоративном сайте — уже сотрудники, услуги, филиалы, документы, права пользователей, версии материалов и процессы публикации.

Дальше возникает следующий вопрос: какую CMS выбрать под конкретный проект.